home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1996 #14 / Monster Media No. 14 (April 1996) (Monster Media, Inc.).ISO / business / sba961.zip / F267.SBE < prev    next >
Text File  |  1996-01-01  |  10KB  |  230 lines
  1. @188 CHAP 4
  2.  
  3.          ┌─────────────────────────────────────────────┐
  4.          │   1099s AND OTHER TAX INFORMATION RETURNS   │
  5.          └─────────────────────────────────────────────┘
  6.  
  7. As a general rule, every person engaged in a trade or busi-
  8. ness must report to the IRS any payments of $600 or more
  9. made to any person during the calendar year, for items such
  10. as rent, compensation for services, commissions, and annui-
  11. ties, plus other items of "fixed or determinable" income,
  12. or to report interest, dividend, or royalty payments of $10
  13. or more.  In addition, recent legislation by Congress has
  14. added a number of additional new tax reporting requirements
  15. you need to be aware of (since there are also stiff new pen-
  16. alties for failure to comply).  The IRS has been given ad-
  17. ditional staffing and ordered to vigorously enforce the
  18. reporting rules.  In addition to computerized document-
  19. matching programs at IRS Service Centers, field revenue
  20. agents are now routinely checking on information return
  21. compliance as part of their tax audits.
  22.  
  23. Failure to properly issue (to recipients) and file informa-
  24. tion returns may result in serious penalties.  In most
  25. cases, the penalty is up to $50 for each failure to file a
  26. timely information return (including failure to file on
  27. magnetic media where required or to file returns that are
  28. machine-readable).  A reduced penalty of $15 applies to re-
  29. turns filed late, but within 30 days of the due date, or a
  30. reduced penalty of $30 applies if over 30 days late but
  31. filed by August 1 of the year in which due.  Also, each
  32. failure to furnish the recipient a copy of the statement
  33. on time can result in a further $50 penalty.
  34.  
  35. Some of the more common information return filing require-
  36. ments for a typical small or medium-sized business are
  37. summarized below:
  38.  
  39. _____________________________________________________________
  40.  
  41. FORM NUMBER AND               WHAT IS          DUE DATES:
  42. TYPE OF TRANSACTIONS         REPORTED?      TO RECI-  TO IRS
  43. REPORTED                  (THRESHOLD AMT.)   PIENT
  44. __________________________ ______________  _______   _______
  45. FORM 1098 -- Statement of   $600 or more   Jan. 31   Feb. 28
  46. mortgage interest for in-                 (To payor)
  47. terest received by a
  48. trade or business from
  49. individuals
  50. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  51. FORM 1099-B -- Statement    Any amount     Jan. 31   Feb. 28
  52. for recipients of proceeds
  53. from real estate, broker
  54. and barter exchange trans-
  55. actions
  56. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  57. FORM 1099-DIV -- Statement  $10 or more    Jan. 31   Feb. 28
  58. for recipients of dividends  ($600 in
  59. and distributions on stock.  the case of
  60. Also report liquidating      liquidations)
  61. distributions and backup
  62. withholding
  63. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  64. FORM 1099-INT -- Statement  $10 or more    Jan. 31   Feb. 28
  65. for recipients of interest
  66. income (and backup with-
  67. holding)
  68. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  69. FORM 1099-MISC -- State-    $600 or more   Jan. 31   Feb. 28
  70. ment for recipients of      ($10 for royal-
  71. miscellaneous income, in-   ties, or $5,000
  72. cluding payments of rent,   received from
  73. prizes &awards, gross roy-  direct seller)
  74. alty payments, non-employee
  75. compensation.  Also used
  76. to report sales to direct
  77. sellers of consumer items
  78. (Amway, etc.)
  79. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  80. FORM 1099-OID -- Statement  $10 or more    Jan. 31   Feb. 28
  81. for recipients of original
  82. issue discount
  83. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  84. FORM 1099-R -- Statement    Any amount     Jan. 31   Feb. 28
  85. for recipients of total
  86. distributions from re-
  87. tirement plans, IRAs,
  88. insurance contracts or
  89. the like
  90. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  91. FORM 1099-S -- Statement    Any amount     Jan. 31   Feb. 28
  92. for recipients of proceeds
  93. from real estate trans-
  94. actions
  95. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  96. FORM 8027 -- Employers'    (Perform calcu- Jan. 31   Feb. 28
  97. annual information return   lations on     (On Form
  98. of tip income and alloca-   the form)        W-2)
  99. ted tips for tips repor-
  100. ted by employees and al-
  101. located tips from a food/
  102. beverage establishment
  103. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  104. FORM 8300 -- Report of      Over $10,000   Jan. 31   15 days
  105. cash payments that are re-                           after
  106. ceived by a trade a busi-                            trans-
  107. ness (including multiple                             action
  108. related transactions)
  109. ────────────────────────── ──────────────  ────────   ───────
  110. FORM 8308 -- Report of a    All sales or   Jan. 31    Attach
  111. sale or exchange of an in-  exchanges of   (To both   to Form
  112. terest in a partnership,    partnership    the trans- 1065
  113. involving certain unreal-   interests      feror and
  114. ized receivables or sub-                   transferee)
  115. stantially appreciated
  116. inventory assets
  117. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  118. FORM W-2 -- Wage and tax    Any amount     Jan. 31   Feb. 28
  119. statement for wages, tips
  120. and other compensation
  121. paid to employees, and
  122. income and FICA taxes
  123. withheld
  124. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  125. FORM W-2P -- Statement for  Any amount     Jan. 31   Feb. 28
  126. recipients of annuities,
  127. pension and other retire-
  128. ment payments, except for
  129. total distributions
  130. ____________________________________________________________
  131.  
  132. The 1099 series of information returns must generally be
  133. filed together with a transmittal form, Form 1096.
  134.  
  135. OBTAINING SOCIAL SECURITY NUMBERS.  Recently enacted laws
  136. make it necessary for a business to obtain the name and
  137. Social Security number or other tax identification number
  138. of anyone to whom you make payments that you must report.
  139. There is a $50 penalty for failure to obtain their tax iden-
  140. tification number, unless you have a reasonable excuse
  141. (such as their refusing to give you their number).  If
  142. they refuse to give you their number, YOU MUST WITHHOLD
  143. 20% OF WHATEVER AMOUNT YOU OWE THEM, AND DEPOSIT IT WITH
  144. THE IRS, OR YOU WILL BE SUBJECT TO A PENALTY FOR FAILURE
  145. TO WITHHOLD.  Use Form W-9 to request a tax I.D. number
  146. from a recipient.
  147.  
  148. Fortunately, there are a number of exemptions from the
  149. various 1099 filing requirements listed above, which will
  150. eliminate many of the people or companies to whom you are
  151. likely to make payments of $600 (or other threshold amount)
  152. or more.  You don't have to report the following payments:
  153.  
  154.     . To corporations (except certain corporations in the
  155.       medical field);
  156.  
  157.     . Compensation to employees that is already reported
  158.       on their W-2s;
  159.  
  160.     . Bills for merchandise, telegrams, telephone, freight,
  161.       storage, and similar charges;
  162.  
  163.     . Rent payments made to real estate agents;
  164.  
  165.     . Expense advances or reimbursements to employees
  166.       that the employees must account to you (the employ-
  167.       er) for; or
  168.  
  169.     . To a governmental unit.
  170.  
  171. ELECTRONIC FILING REQUIREMENTS.  Note that the IRS per-
  172. mits you to file 1098 and 1099 forms (as well as certain
  173. other information returns) on "magnetic media" (computer
  174. tapes, etc.) or by modem, rather than the actual paper
  175. forms, if certain very specific formats for the computer
  176. information are met.  The IRS REQUIRES that certain infor-
  177. mation returns be filed electronically, if your business
  178. files 250 or more such returns for a calendar year.  These
  179. include Form 1098, all of the 1099 series and W-2 series of
  180. information returns, and various others such as Forms 5498
  181. and 8027.
  182.  
  183. A "hardship waiver" to excuse you from having to file in
  184. magnetic media format may be granted if you file a request
  185. on Form 8508 at least 90 days in advance of the due date,
  186. under certain circumstances.
  187.  
  188. Failure of a taxpayer to file an information return elec-
  189. tronically (or on a machine-readable form where electronic
  190. filing is not required) when required to do so is treated
  191. as a FAILURE TO FILE and can result in the imposition of
  192. applicable penalties for failure to file, as noted above.
  193.  
  194. @CODE: CA
  195. California has a whole body of tax information reporting
  196. requirements practically identical to those for the IRS
  197. Form 1099 series of information returns.  Until recently,
  198. California had its own series of information returns (Form
  199. 599 series).  However, those forms were discontinued in
  200. 1987, and taxpayers may now file copies of federal 1099
  201. forms with the state instead.  Form 596 is still used to
  202. transmit these information return forms, rather than fe-
  203. deral Form 1096.  Be aware that California also has mag-
  204. netic media filing requirements similar to those of the
  205. federal law.
  206.  
  207. Trades and businesses in California receiving cash payments
  208. in excess of $10,000 are required to file a copy of the
  209. IRS information return, Form 8300, with the state Franchise
  210. Tax Board.  (Note that, under both federal and California
  211. law, "cash" now includes most kinds of monetary instruments,
  212. including checks other than personal checks.  A copy of the
  213. federal Form 8300 must be filed with the FTB within 15 days
  214. after the reportable transaction occurs.
  215.  
  216. @CODE:OF
  217. @CODE: HI
  218. Hawaii also requires businesses to file information returns
  219. (Form N-199 series).  The rules are generally identical to
  220. the federal Form 1099 series filing requirements.  A sum-
  221. mary and transmittal of Forms N-199 for the preceding cal-
  222. endar year must be filed by the last day of February, with
  223. Form N-196 (similar to federal Form 1096).
  224.  
  225. @CODE:EN
  226. In addition to the requirement that you file 1099s with the
  227. IRS, you may have to file similar state forms or copies of
  228. the federal 1099 forms with state taxing authorities.
  229.  
  230.